Privacyverklaring Merito HR Solutions BV

Merito HR Solutions verzamelt, registreert en verwerkt persoonsgegevens van haar klanten en van kandidaten die solliciteren voor een functie die door Merito HR Solutions zal worden ingevuld. Bepaalde gegevens moeten uitdrukkelijk door de klant of kandidaat worden meegedeeld, nodig voor een correcte dienstverlening.

Merito HR Solutions verzamelt daarnaast ook gegevens op geautomatiseerde wijze, zoals anonieme of geaggregeerde gegevens van niet-persoonlijke aard, zoals browsertype of IP-adres, het besturingsprogramma of de domeinnaam van de website waarlangs de gebruiker naar onze website surft. Dit met als doel om de website te optimaliseren voor de gebruikers.

Alle gegevens die worden verzameld, worden opgenomen in de database van Merito HR Solutions, Jan Emiel Mommaertslaan 20A te 1831 Diegem met BTW nummer BE 0707.806.822. Merito HR Solutions is de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens. Alle medewerkers van Merito HR Solutions die toegang nodig hebben tot persoonsgegevens in het kader van een goede uitvoering van hun arbeidsovereenkomst, hebben toegang tot de persoonsgegevens in de database (recruiters, HR-medewerkers, verantwoordelijken voor sales, verantwoordelijken voor communicatie).

Waarom verzamelt Merito HR Solutions persoonsgegevens?

Merito HR Solutions verzamelt en verwerkt persoonsgegevens in het kader van haar bedrijfsactiviteit. Dit betekent dat Merito HR Solutions op zoek gaat naar geschikte kandidaten voor openstaande vacatures bij haar klanten (via detachering of werving en selectie).

De persoonsgegevens die de klant verstrekt in het kader van een uitvoering van een overeenkomst en waar Merito HR Solutions optreedt als verwerker van die persoonsgegevens, worden niet opgenomen in de database van Merito HR Solutions. Deze persoonsgegevens blijven eigendom van de klant, die optreedt als verwerkingsverantwoordelijke. In dat kader wordt er steeds een verwerkingsovereenkomst afgesloten tussen Merito HR Solutions en de klant waarin specifieke bepalingen worden opgenomen.

De persoonsgegevens waarover deze privacyverklaring handelt, zijn de persoonsgegevens van de professionele contacten van Merito HR Solutions, die nodig zijn voor het uitbouwen van het klantenbestand van Merito HR Solutions.

Waarom worden persoonsgegevens gedeeld met de dochterondernemingen van Merito HR Solutions?

Merito HR Solutions is gespecialiseerd in Human Resources-profielen. Kandidaten met een bredere kennis of ervaring komen in sommige gevallen ook in aanmerking voor andere functies die door de dochterondernemingen worden ingevuld. Op die manier kunnen er meer jobopportuniteiten aan de kandidaat worden voorgesteld.

Op welke manier verzamelt Merito HR Solutions persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden op verschillende niveaus verzameld:

Direct:

• via een e-mail rechtstreeks van het individu (bv. het doorsturen van een cv per e-mail);
• via een ingevuld formulier op de Merito HR Solutions website of de website van één van haar dochterondernemingen;
• via sociale media (formulier ingevuld door de gebruiker).

Indirect:

• via het referral-programma (medewerkers kunnen kandidaten of klanten aanbrengen);
• via een sollicitatie via een ander kanaal (zoals de VDAB-website, Stepstone, enz.);
• via publieke informatie (zoals een openbaar profiel op sociale media);
• via databases die worden aangekocht (het individu heeft zijn toestemming gegeven voor het doorverkopen van zijn persoonsgegevens).

Welke persoonsgegevens verzamelt en verwerkt Merito HR Solutions?

In eerste instantie registreert Merito HR Solutions de volgende informatie:

• naam en voornaam
• geslacht
• adresgegevens (straat, huisnummer, postcode, gemeente)
• telefoonnummer
• e-mailadres

Deze informatie wordt gebruikt om de persoon te kunnen identificeren en contacteren (per telefoon, sms of e-mail).

Daarnaast worden er nog andere persoonsgegevens verzameld en geregistreerd om voor de kandidaat een geschikte functie te kunnen vinden. Alle gegevens die op het CV van de kandidaat worden vermeld, kunnen worden opgeslagen in de database van Merito HR Solutions en haar dochterondernemingen. Ook de sollicitatiegeschiedenis van de kandidaat wordt opgeslagen in de systemen van Merito HR Solutions zodoende de behoeften van de kandidaat en de klant optimaal op elkaar te kunnen afstemmen.

Het verstrekken van persoonlijke informatie is absoluut noodzakelijk om een goede dienstverlening te kunnen garanderen. De verstrekker van de informatie staat in voor de juistheid en de volledigheid van de verstrekte gegevens.

Waarom worden persoonsgegevens verwerkt (doel)?

De persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• het prospecteren van de markt in het kader van het samenstellen en uitbereiden van een klantenbestand;
• het vinden van (potentiële) klanten en het samenstellen van een klantenbestand (gerechtvaardigd belang);
• het matchen van de kennis en vaardigheden van kandidaten met de vereisten van de openstaande vacatures;
• het contacteren van kandidaten in het kader van een interessante jobopportuniteit;
• het voorstellen van kandidaten aan klanten in het kader van het invullen van openstaande vacatures;
• het opmaken van contracten in het kader van het invullen van openstaande vacatures;
• het opmaken van contracten in het kader van een verkoop van een dienst;
• het uitvoeren van een contract waarbij een verwerkersovereenkomst wordt opgesteld;
• het toesturen van mailings (direct marketing); mits uitdrukkelijke opt-in die werd verkregen bij het verstrekken van de persoonsgegevens.

Persoonsgegevens worden verwerkt op basis van artikel 6.1 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De rechtsgrond van verwerking hangt af van het verwerkingsdoeleinde.

• Expliciete toestemming (deze kan steeds worden ingetrokken door een e-mail te sturen naar info@merito.be);
• noodzaak voor de uitvoering van een overeenkomst;
• noodzaak om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
• noodzaak in het kader van ons gerechtvaardigde belang om te ondernemen.

Indien een uitdrukkelijke opt-in vereist is voor de verwerking van persoonsgegevens, wordt deze toestemming automatisch verondersteld één jaar geldig te blijven. Na het verstrijken van die periode zal Merito HR Solutions contact opnemen om de opt-in al dan niet te mogen vernieuwen. Dit kan per e-mail, per sms of per telefoon.

Worden persoonsgegevens doorgegeven aan derden?

Enkel indien het noodzakelijk is persoonsgegevens door te geven ter verwezenlijking van de vooropgestelde doeleinden, zullen de persoonsgegevens worden gedeeld met derden buiten Merito HR Solutions. Deze derden bevinden zich steeds binnen de Europese Economische Ruimte en zijn rechtstreeks of onrechtstreeks met Merito HR Solutions verbonden via een verwerkersovereenkomst. Merito HR Solutions garandeert dat deze ontvangers de nodige technische en organisatorische maatregelen zullen nemen ter bescherming van de persoonsgegevens.

Hoe lang worden persoonsgegevens bewaard?

Merito HR Solutions zal de persoonsgegevens niet langer bijhouden dan wettelijk is toegelaten. Indicatief betekent dit:

• persoonsgegevens gelinkt aan niet-weerhouden kandidaten waarvoor geen expliciete toestemming voor verwerking werd verkregen, zullen verwijderd worden vier weken na het afronden van de solliciatieprocedure;
• persoonsgegevens die op indirecte wijze zijn verzameld en waarvoor geen expliciete toestemming voor verwerking werd verkregen, zullen verwijderd worden 30 dagen na het verzamelen van de gegevens;
• persoonsgegevens van weerhouden kandidaten zullen worden bewaard en verwerkt op grond van:
  • noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst of voorbereiding ervan,
  • wettelijke verplichting (sociale en fiscale aangifte bijvoorbeeld),
  • gerechtvaardigd belang (evaluaties bijvoorbeeld).
• persoonsgegevens van actieve klanten zullen worden bewaard en verwerkt zolang dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst;
• persoonsgegevens van passieve klanten en prospecten zullen worden bewaard gedurende één jaar mits uitdrukkelijke opt-in van de persoon in kwestie;
• persoonsgegevens van passieve klanten en prospecten waarvoor geen opt-in werd verkregen, zullen 30 dagen na het laatste contact worden verwijderd.

Wettelijke bepalingen

In overeenstemming met de toepasselijke regelgeving heeft eenieder steeds het recht op:

• inzage (informatie over de verwerking van gegevens en een kopie van de geregistreerde persoonsgegevens);
• rectificatie (in geval de gegevens onjuist of onvolledig zijn);
• wissing (de persoonsgegevens zullen permanent uit de database worden verwijderd);
• beperking (de gegevens zullen niet meer voor alle bovengenoemde doeleinden gebruikt worden);
• bezwaar tegen de verwerking van persoonsgegevens;
• intrekken van de toestemming voor verwerking en gebruik van de persoonsgegevens;
• gegevensoverdraagbaarheid, voor zover wettelijk van toepassing en voor zover technisch mogelijk.

Daarvoor dient de persoon in kwestie zich schriftelijk te richten tot info@merito.be. Een bewijs van identiteit dient te worden toegevoegd. Merito HR Solutions verbindt zich ertoe om aan elk verzoek gevolg te geven binnen de 30 dagen.

Eenieder heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit in België als hij geen antwoord ontvangt op één van de bovenstaande verzoeken (Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel – e-mail: commission@privacycommission.be, website: https://www.privacycommission.be/nl).

Cookies

Een cookie is een tekstbestand die op de computer (of ander apparaat zoals tablet of smartphone) van de gebruiker wordt opgeslagen met als doel de gebruikerservaring te optimaliseren en bepaalde websitefuncties mogelijk te maken. Cookies kunnen niet worden gebruikt om personen te identificeren, een cookie kan slechts een computer of ander apparaat identificeren. De gebruiker kan steeds zelf de browserinstellingen i.v.m. het accepteren van cookies aanpassen. Bij niet-acceptatie van de cookies is het mogelijk dat bepaalde functionaliteiten op de website niet goed werken.

Daarnaast worden cookies door Merito HR Solutions gebruikt om via Google Analytics statistieken over het gebruik van de website te raadplegen. Deze gegevens worden geanonimiseerd; Merito HR Solutions kan de gebruiker niet identificeren op basis van de manier waarop de gebruiker de website gebruikt. Indien de gebruiker wenst niet te worden opgenomen in de statistieken van Google Analytics, dan kan hij dit zelf uitschakelen via de Google Analytics Opt-out Browser Add-on.

Op onze website verwijzen wij ook door naar social media-kanalen of andere externe partijen. Deze partijen kunnen cookies plaatsen om te bepalen via welk kanaal de gebruiker op de website is terechtgekomen.

Contactgegevens van de verantwoordelijke voor de verwerking

Voor alle bijkomende vragen en inlichtingen, gelieve contact op te nemen met Merito HR Solutions.

Merito HR Solutions B.V.
Lambroekstraat 5 A
1831 Diegem

E-mail: info@merito.be
Telefoon: 02 486 71 00